説明の仕方

谷税理士法人のためになる話「ためばな」。当事務所のスタッフが朝礼時にスピーチした「ためになる話」をご紹介しています。

2019年05月13日
ためばな

本日は「説明の仕方」についてお話させていただきます。
私は本当に説明が下手で、苦手意識がものすごく強いのですが

まず、「説明下手を改善するため」には、心掛けが3つあります。
1つ目は、相手が聞きたい順番で説明することを意識する。
「考えた順番」と「説明する順番」は違うということを肝に銘じる必要がある。
2つ目は、説明する相手の理解レベルに合わせた説明をするように意識する。
3つ目は、伝えたい内容を紙に書き出すなどして考えをまとめあげて、
何を言いたいのか決めてから話す　
この3つを心がけることが必要です。

また、説明が上手な人ほど、相手とうまくコミュニケーションを取りながら進めており、相手を観察し、相手の思考を意識しながら柔軟に対応することが大切だということです。

それでは、一番伝わる説明の仕方・順番とはどのようにすれば良いのでしょうか。
　　まず、
（1）これから話す内容について、相手と自分との前提情報をそろえる。
（2）相手が大まかな全体像を把握しているなど話の前提がそろっている場合に
は、説明したいこと（つまり結論）をまず一言で伝えることを目指す。
（3）前提情報をそろえて、結論を伝えたら、次に根拠や理由を伝える。
　　そのポイントは
　　　・これから根拠・理由を伝えることを示す
　　　・理由をできれば3つに絞る
　　　・客観的事実で構築する、
の3つがポイント。
（4）その後必要に応じて経緯や根拠に至った背景など補足情報を伝える。
（5）最後にもう一度、結論や主張を伝えるようにする

といった方法が良いそうです。

なかなかすぐにできることではありませんが、
これらを参考にして少しでも説明がうまくなるよう心掛けてゆきたいと思います。